مقالات پس از بارگزاری کامل در سامانه وارد فرآیند ارزیابی می شود. دریافت ایمیل از سامانه که حاکی از کامل بودن فرآیند بارگزاری است نشان می دهد که مقاله به درستی وارد سامانه شده است. فرایند ارزیابی اولیه مقاله یک ماه زمان می برد. پس از طی این فرآیند مقاله توسط اعضای هیات تحریریه و دبیران علمی تعیین داور می شود و برای داور ارسال می گردد.

فرآیند داوری زمانگیر است ولی مجله سعی می نماید که با همکاری داوران متعدد این فرآیند را کاهش دهد. در این مدت گنجینه اسناد از شکیبایی پژوهشگران سپاسگزار خواهد بود.

تجمیع نظرات داوران توسط مجله و ارسال به نویسنده مرحله بعدی است که کنترل اعمال موارد مدنظر داور نیز توسط شخص داوران انجام می گیرد و لذا انجام دقیق نظرات داوران در به نتیجه رسیدن مقاله کمک‌کننده خواهد بود. پس از تایید اعمال نظرات و گزارش آن به سردبیر و اعلام کفایت داوری توسط سردبیر، نامه پذیرش صادر می شود و وضعیت مقاله به پذیرفته شده اولیه در سامانه تغییر می یابد.

مجله نیاز به ارتباط مستمر با پژوهشگر تا هنگام چاپ مقاله دارد و لذا با طی شدن فرآیند ویرایش، استانداردسازی چکیده‌های فارسی و لاتین، صفحه‌آرایی و بارگذاری در سامانه، مقاله پذیرش نهایی می شود.

مقاله در ابتدا به صورت الکترونیکی منتشر و سپس برای چاپ کاغذی تحویل انتشارات سازمان می‌گردد. فرآیند چاپ کاغذی حدودا دو ماه زمان می‌برد و یک نسخه کاغذی نیز تحویل هر یک از نویسندگان می‌گردد. 

شیوة داوری

شیوة داوری مقالات در گنجینةاسناد «دوسویه‌ناشناس» (Double blind peer review) است. در این شیوه، داوری مقاله به دو داور متخصص و آشنا  به موضوع مقاله سپرده می‌شود؛ اما نام نویسنده برای داوران و همچنین نام داوران برای نویسنده مشخص نیست..

راهنمای پرداخت هزینه داوری و چاپ

دریافت هزینه پردازش و انتشار مقالات در فصلنامه گنجینه اسناد طبق آیین‌نامه تعیین هزینه پردازش مقاله در نشریات علمی دسترسی‌باز مصوب 1400/2/1 وزارت علوم است. بر این اساس برای پردازش و صدور گواهی پذیرش 450000 تومان و برای انتشار 150000 تومان دریافت می‌گردد. نویسندگان محترم در ابتدای بارگذاری مقاله نیازی به پرداخت مبلغ ندارند و از مقالات مردودی هم وجهی دریافت نمی‌گردد.