گنجینۀ اسناد
طراحی فرایند فراهم‌آوری اسناد در معاونت اسناد ملی ایران (آرشیو ملی ایران) با کمک سامانۀ جامع مدیریت اسناد
نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسندگان
1 دانشجوی دکترای علم اطلاعات و دانش شناسی ، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران ، ایران
2 دانشیار علم اطلاعات و دانش شناسی ، دانشگاه آزاد اسلامی ، واحد علوم و تحقیقات، تهران ، ایران
3 استاد گروه علم اطلاعات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات تهران، ایران
4 دانشیار کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات
چکیده
هدف: شناسایی وضعیت موجود فرایند فراهم‌آوری اسناد در آرشیو ملی ایران، چالش‌های آن و طراحی فرایندهای ایدئال برای این حوزه باتوجه‌به الزامات و قوانین موجود و با کمک سامانۀ جامع مدیریت اسناد.
روش٫ رویکرد پژوهش: روش پژوهش به‌صورت ترکیبی شامل روش کیفی و پیمایشی‌تحلیلی است. جامعۀ پژوهش در بخش نخست شامل 5 نفر از خبرگان و مجرّبان حوزۀ اسناد آرشیو ملی بودند که به‌صورت هدف‌مند و با معیار انتخاب شدند و در بخش بعدی شامل 21 نفر از شاغلان حوزۀ آرشیو ملی بودند که به‌صورت سرشمار انتخاب شدند.
ابزار پژوهش در بخش نخستِ پژوهشْ مصاحبه با خبرگان آرشیو ملی و در بخش دوم توزیع پرسش‌نامه بین شاغلان حوزۀ آرشیو ملی بود.
یافته‌ها و نتیجه‌گیری: باتوجه‌به پاسخ متخصصان آرشیو مشخص شد که فرایندهای ایدئال طراحی‌شده در حوزۀ فراهم‌آوری اسناد درصورت راه‌اندازی سامانۀ جامع مدیریت اسناد -که طبق همین فرایندها طراحی می‌شود- پوشش‌دهندۀ فعالیت‌های جاری این بخش‌ها هست و با وضعیت موجود تفاوتی معنادار ندارد و بنابراین فرایندهای ایدئال طراحی‌شده تأیید می‌شود.
کلیدواژه‌ها
موضوعات
عنوان مقاله [English]
Designing Records Acquisition Process in the National Archives of Iran on the Basis of Comprehensive Records Management System
نویسندگان [English]
- Reza ShahrabiFarahani 1
- Fahimeh Babalhavaaeji 2
- Nadjla Hariri 3
- Fatemeh Nooshinfard 4
1 PhD Student of Information Science and Knowledge, Islamic Azad University, Science and Research Branch, Tehran, I.R. Iran
2 Associate Professor, Department of Information Science and Knowledge, Islamic Azad University, Science and Research Branch, Tehran, I.R. Iran
3 professor, Department of Knowledge and Information Science, Science and Research Branch, Islamic Azad University, Tehran, IRAN
4 Associate Professor, Department of Information Science and Knowledge, Islamic Azad University, Science and Research Branch, Tehran, I.R. Iran
چکیده [English]
Purpose: The purpose is to identify the current status of the records acquisition process in the National Archives of Iran and its challenges, and design optimal processes on the basis of comprehensive records management system.
Method and Research Design: Both qualitative and analytical surveys were used as the research method. The research was accomplished in two stages. In the first stage, five expert archivists of the National Archives of Iran were interviewed and in the second stage, 21 Employees of the National Archives of Iran filled out a questionnaire.
Finding and conclusion: Based on the respondents’ point of view, the designed optimal processes in the records acquisition section covered all current processes, and no significant differences were found.
کلیدواژه‌ها [English]
- Records Acquisition
- Organization Process
- Records Appraisal
- Records Management System
- National Archives of Iran
منابع فارسی
کتاب
- کیانی هفت‌لنگ، کیانوش. (1388). آشنایی با آرشیوهای جهان. تهران: هزارۀ ققنوس.
مقاله
- رضایی، کامران؛ تدین، سحر؛ استادی، بختیار؛ اقدسی، محمد. (1388). «عوامل کلیدی موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت فرایند و ارائۀ چارچوبی برای ارزیابی آمادگی سازمان». نشریۀ مدیریت صنعتی، دورۀ 1 شمارۀ 3، پاییز 1388، صص 37-52.
- سلطانی، مرتضی؛ اسماعیل‌لو، سجاد. (1383). «مدیریت فرایندمحور». ماهنامۀ تدبیر، شمارۀ 149، صص 14-18.
- شریف نوبری، مریم؛ رضایی شریف‌آبادی، سعید. (1388). «نظریه‌های اساسی در حوزۀ ارزش‌یابی اسناد آرشیوی». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، شمارۀ 75، پاییز 1388، صص 107-116.
- شریف نوبری، مریم؛ رضایی شریف‌آبادی، سعید؛ خسروی، فریبرز. (1389). «مطالعۀ تطبیقی شیوۀ ارزش‌یابی به‌کاررفته در آرشیو ملی ایران و کانادا». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، دورۀ 20، شمارۀ 1، پیاپی 77، صص 106-125.
- صباغی‌نژاد، زیور؛ حیدری، غلام‌رضا. (1394). «پانزده تعریف از مدیریت اطلاعات». مجلۀ مطالعات کتابداری و علم اطلاعات، شمارۀ 16، صص 39-58.
- عزیزی، غلام‌رضا. (1385). «درآمدی بر مدیریت اسناد». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، دورۀ 16، شمارۀ 1، پیاپی 61، صص 90-97.
- کمالی، محبوبه؛ خسروی، فریبرز؛ رضایی شریف‌آبادی، سعید. (1388). «بررسی وضعیت فراهم‌آوری اسناد در آرشیو ملی ایران». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، دورۀ 19، شمارۀ 4، شمارۀ 76، صص 69-80.
پایان‌نامه
- کمالی، محبوبه. (1388). «بررسی وضعیت موجود شناسایی و فراهم‌آوری اسناد در معاونت اسناد سازمان اسناد و کتاب‌خانۀ ملی ایران (آرشیو ملی) و ارائۀ راهکارهایی برای حل مشکلات آن». پایان‌نامۀ کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاه الزهرا.
مستند پژوهشی
- مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان اسناد و کتاب‌خانۀ ملی. (1396). «مستند نیازمندی‌های نرم‌افزار جامع مدیریت آرشیو سازمان اسناد و کتاب‌خانۀ ملی جمهوری اسلامی ایران».
منابع لاتین
- Arkan, Mahmood; Okumu, Ibrahim Taner. (2017). “Design and Implementation of an Electronic Document Management System”. Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Uygulamalı Bilimler Dergisi (MAKÜ-Uyg. Bil. Derg), 1(1), pp 9-17.
- Xiaobo, Li. (2014). The design and application of enterprise document management system. Northeast Petroleum University.
)
دوره 32، شماره 1 - شماره پیاپی 125
فروردین 1401صفحه 175-200
- تاریخ دریافت: 19 اردیبهشت 1400
- تاریخ بازنگری: 23 اردیبهشت 1400
- تاریخ پذیرش: 13 تیر 1400