نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 کارشناس ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی

2 مربی پژوهشی در بنیاد دایره‌المعارف اسلامی

3 استادیار علم اطلاعات و دانش‌شناسی، سازمان اسناد و کتابخانة ملی

چکیده

 هدف: تبیین شیوه توصیف اسناد آرشیوی در آرشیو ملی ایران.
روش/ رویکرد پژوهش: برای اجرای پژوهش از روش پیمایش توصیفی استفاده شد و برای گردآوری داده‌ها، آیین‌نامه ­ها، شیوه‌نامه­های تنظیم و توصیف اسناد، دفاتر راهنمای موجود در سازمان، و کاربرگه­های توصیف تدوین‌شده  از سال1350-1390 (جمعاً 11 کاربرگه) مطالعه و بررسی شدند و با چهار نفر از کارشناسان ادارة تنظیم و پردازش اسناد آرشیوی سازمان مذکور مصاحبه شد.
یافته‌های پژوهش: یازده کاربرگه توصیف اسناد آرشیوی در طی سال های 1350-1390 در آرشیو ملی ایران تدوین شده است. عناصر کاربرگه‌های توصیف در آرشیو ملی ایران با گذشت زمان استاندارد شده‌اند و سطح توصیف عموماً پرونده و آیتم بوده است.
نتیجه‌گیری: با درنظرداشتن ماهیت اسناد اداری و دولتی و عواملی چون کمیت و حجم اسناد،  میزان مراجعه پژوهشگران، زمان، بودجه، نیروی انسانی در دسترس و نیز تأکید شورای آرشیو جهانی، ضروری است که در آرشیو ملی ایران هم توصیف در سطوح بالاتری مانند مجموعه و ردیف آغاز شود. گام نخست، توجیه مسئولان و ایجاد کاربرگه‌های متناسب این سطوح توصیف است.

کلیدواژه‌ها

عنوان مقاله [English]

Archival Description in the National Archives of Iran from 1972 to 2012

نویسندگان [English]

  • Sanaz Baghestani 1 2
  • Fariborz Khosravi 3

چکیده [English]

Purpose: To examine methods of archival description in the National Archives of Iran during this period.
Method/ Research Design: In order to collect data, bylaws, archival arrangement and description manuals, and description worksheets designed during 1972- 2012 (11 worksheets) were studied and analyzed. Four professional archivists were also interviewed.
Findings: 11 description worksheets were are designed during 1972- 2012. Elements within them have gradually been standardized over the years. Description has mostly been at file and item levels.
Result: Considering the nature of archives and factors such as the quantity and the extent of archival records, as well as their patrons, time, budget, personnel, and emphases of the International Council on Archives (ICA), upper levels of description such as fond and series is recommended. The first step is to brief authorities and design appropriate description worksheets.

کلیدواژه‌ها [English]

  • archival description
  • National Archives of Iran
  • International Standard of Archival Description (ISAD)
  • description level

-   وبگاه سازمان اسناد و کتابخانة ملی ایران(1394) Retrieved March 8, 2016 from http://nlai.ir/Default.aspx?tabid=2590&language=fa-IR   

-         ­­Dearstyne, B(2000). Managing Historical Records Program: A Guide for Historical   Agancies. New York: Altamira Press.

-         Fox, M. J., & P. L. Wilkerson(1998). Introduction to Archival Organization and Description. Santa Monica, CA: Getty Information Institute.

-         Retrieved December 23, 2088, from: http://www.getty.edu/research/conducting_research/standards/introarchives/index.html.

-         International Council on Archives (2004), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families(2nd .ed). Ottawa: Author.

-         Miller, Fredric M.(1990). Arranging and Describing Archives and Manuscript. Archival Fundamental Series. Chicago: The Society of American Archivists.