بررسی وضعیت فعلیِ تنظیم و توصیف اسناد و عرضۀ خدمات آرشیوی در آرشیو ملی ایران

شهرابی, رضا; باب الحوائجی, فهیمه; حریری, نجلا; نوشین فرد, فاطمه

doi:10.30484/ganj.2023.3052

بررسی وضعیت فعلیِ تنظیم و توصیف اسناد و عرضۀ خدمات آرشیوی در آرشیو ملی ایران

نوع مقاله : مقاله پژوهشی

نویسندگان

¹ دانشجوی دکترای علم اطلاعات و دانش شناسی ، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، تهران ، ایران

² دانشیار علم اطلاعات و دانش شناسی ، دانشگاه آزاد اسلامی ، واحد علوم و تحقیقات، تهران ، ایران

³ استاد گروه علم اطلاعات و دانش شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات تهران، ایران

⁴ دانشیار علم اطلاعات و دانش شناسی ، دانشگاه آزاد اسلامی ، واحد علوم و تحقیقات ، تهران ، ایران

10.30484/ganj.2023.3052

چکیده

هدف: تبیین وضعیت فعلیِ گردش کار در بخش تنظیم و توصیف اسناد و عرضۀ خدمات آرشیوی به مراجعان در معاونت آرشیو ملی سازمان اسناد و کتاب‌خانۀ ملی ایران و بررسی چالش‌های موجود در این حوزه‌ها.
روش/ رویکرد پژوهش: روش پژوهش به‌صورت ترکیبی شامل روش کیفی و پیمایش تحلیلی است. پرسش از متخصصان آرشیو ملی برای آگاهی از شرایط فعلی و مدل‌سازی از گردش کار مطلوب و تهیۀ پرسش‌نامه و پرسش از آرشیویست‌ها با هدف بررسی میزان انطباق فرایندهای تدوین‌شده با شرایط فعلی در حوزه‌های کاری مدنظر در آرشیو ملی ایران انجام شده‌است.
یافته‌ها و نتیجه‌گیری: براساس پاسخ‌های دریافت‌شده، به‌دلیلِ شرایط مطلوبِ طراحی‌شده در بخش‌های تنظیم و توصیف اسناد، و رقمی‌سازی و عرضۀ خدمات آرشیوی اسناد، راه‌اندازی زیرساخت نرم‌افزاری جامع مدیریت اسناد که براساس فرایندهای مطلوب عملیاتی بشود، به‌طورکامل وضعیت موجود را پوشش خواهد داد.

کلیدواژه‌ها

موضوعات

مطالعات آرشیوی

عنوان مقاله [English]

Current Archival Arrangement, Description, and Services in the National Archives of Iran: An Analytical Survey

نویسندگان [English]

Reza ShahrabiFarahani ¹
Fahimeh Babalhavaeji ²
Nadjla Hariri ³
Fatemeh Nooshinfard ⁴

¹ PhD Student of Information Science and Knowledge, Islamic Azad University, Science and Research Branch, Tehran, I.R. Iran

² Associate Professor, Department of Information Science and Knowledge, Islamic Azad University, Science and Research Branch, Tehran, I.R. Iran

³ Professor,, Department of Knowledge and Information Science, Science and Research Branch, Islamic Azad University, Tehran, IRAN

⁴ Associate Professor, Department of Information Science and Knowledge, Islamic Azad University, Science and Research Branch, Tehran, I.R. Iran

چکیده [English]

Purpose: The purpose is to clarify the current status of archival records arrangement and description process and archival services in the National Archives of Iran, and identify the challenges of the sections.
Method and Research Design: Both qualitative and analytical survey were used as the research method. The research was accomplished in two stages. In the first stage, five expert archivists of the National Archives of Iran were interviewed and in the second stage, 21 employees of the National Archives of Iran filled out a questionnaire.
Finding and conclusion: Based on the respondents’ viewpoints, the designed optimal processes in both arrangement and description section and archival services section covered all current processes and no significant differences were found.

کلیدواژه‌ها [English]

Records Arrangement and Description
Archival Services
Records Digitization
Organization Process
Records Management System

مراجع

منابع فارسی

کتاب
- رمضانی، محمد؛ رهبری، نرگس. (1397). اصول و مبانی مدیریت فرایند کسب‌وکار. تهران: راز نهان.
مقاله
- باغستانی، ساناز؛ خسروی، فریبرز. (1395). «شیوۀ توصیف اسناد آرشیوی در آرشیو ملی ایران در دورۀ زمانی 1350 تا 1390». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، 26(2)، شمارۀ 102.
- حسن‌پور، مهدی؛ شاه‌بهرامی، اسدالله. (1393). «آرشیو ابری، خدمتی نو در مدیریت اسناد رقمی». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، 24(3)، شمارۀ 95.
- رضایی، کامران؛ تدین، سحر؛ اقدسی، محمد؛ استادی، بختیار. (1388). «عوامل کلیدی موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت فرایند و ارائۀ چارچوبی برای ارزیابی آمادگی سازمان». نشریۀ مدیریت صنعتی، دورۀ 1، شمارۀ 3، پاییز 1388.
- صباغی‌نژاد، زیور؛ حیدری، غلام‌رضا. (1394). «پانزده تعریف از مدیریت اطلاعات». مجلۀ مطالعات کتابداری و علم اطلاعات، 7(2)، شمارۀ 16.
- صمیعی، میترا. (1390). «مدیریت حفاظت رقمی در آرشیوهای ملی: راهبردها و استانداردها». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، 21(2)، شمارۀ 82.
- عادلی، معصومه؛ امیرخانی، غلام‌رضا. (1387). «تنظیم و توصیف منابع آرشیوی (با تأکید بر فهرست‌های راهنما)». فصل‌نامۀ گنجینۀ اسناد، شمارۀ 72.
پایان‌نامه
- باغستانی، ساناز. (1389). «بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد در گنجینۀ اسناد ملی ایران». پایان‌نامۀ کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی.
- عادلی اسفنجانی، معصومه. (1389). «بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در معاونت سازمان اسناد و کتاب‌خانۀ ملی جمهوری اسلامی ایران (آرشیو ملی ایران) از آغاز تاکنون و ارائۀ راهکارهایی درجهت بهبود آن». پایان‌نامۀ کارشناسی ارشد.
- مهدی‌نسب، محمدحسین. (1392). «فرایند ارزش‌یابی اسناد آموزشی دانشگاه‌های علوم پزشکی در گنجینۀ اسناد ملی ایران». پایان‌نامۀ کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی.
منابع لاتین
- Mahmood, Arkan; Okumus, Ibrahim Taner. (2017). “Design and Implementation of an Electronic Document Management System”. MAKÜ-Uyg Bil Derg, 1(1), pp 9-17.
- Miller, Fredric. (1990). Arranging and describing archives and Manuscripts (Archival Fundamentals Series). Chicago: The society of American archivists.