نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 دانشیار کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم و تحقیقات تهران

2 استادیار سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران

3 دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم و تحقیقات تهران

چکیده

هدف: پژوهش حاضر، با هدف آگاهی از وضعیت نمایه‌سازی اسناد آرشیوی مکتوب در مراکز آرشیوی شهر تهران انجام شده است.
روش/ رویکرد پژوهش: روش پژوهش، پیمایشی توصیفی و ابزار گردآوری داده‌ها پرسشنامه است. جامعۀ پژوهش شامل 100 نفر از نمایه‌سازان مراکز آرشیوی تهران است که کلیۀ آن‌ها به پرسشنامه‌ها پاسخ داده‌اند.
یافته‌ها: یافته‌های پژوهش نشان ‌داد که 42 درصد نمایه‌سازان، برای نمایه‌سازی، از هر دو زبان کنترل‌شده و طبیعی استفاده می‌کنند و 65 درصد نما‌یه‌سازان، در مراکز آرشیوی خود دارای خط‌مشی نمایه‌سازی به‌صورت فایل مستند هستند. 80 درصد از نمایه‌سازان، برای مستندسازی نمایه‌های اسناد آرشیوی، از ابزارهای نمایه‌سازی استفاده می‌کنند. 25/46 درصد نمایه‌سازان، مطابقت ابزارهای کمکی نمایه‌سازی با محتوای موضوعی اسناد و اصطلاح‌شناسی را در سطح متوسط؛ و 75/38 درصد آن‌ها، میزان پاسخگویی به نیاز کاربران در استفاده از ابزارها در نمایه‌سازی را، در سطح زیاد ارزیابی کرده‌اند. از نظر میزان استفاده، اصطلاحنامه اصفا بالاترین میزان استفاده (8/68درصد) را داشته است. در مورد شیوۀ نظام نمایه‌سازی، بیشترین فراوانی مربوط به کاربرگۀ الکترونیکی است و نرم‌افزار رسا بیشترین میزان استفاده را (46/82 درصد) در نمایه‌سازی اسناد داشته‌ است.
نتیجه‌گیری: نتایج پژوهش حاکی از این است که نارسایی‌های موجود، بیشتر مربوط به روزآمدسازی واژگان و مفاهیم ابزارهای نمایه‌سازی و ضعف ارتباط بین نمایه‌سازان مراکز آرشیوی با یکدیگر است.

کلیدواژه‌ها

عنوان مقاله [English]

An Evaluation of the Status of Indexing Written Archival Records in Tehran’s Archival Centers from the Perspective of Indexers with an Emphasis on Method and Quality

نویسندگان [English]

  • Najla Hariri 1
  • Fariborz Khosravi 2
  • Sadaf Naeemi 3

چکیده [English]

Purpose: The present research aimed to evaluate the status of indexing the written archival documents in Tehran’s archival centers.
 Methodology: The research applied the method of descriptive survey and a questionnaire was used as the tool for gathering information. The study community contained 100 indexers working in Tehran’s archival centers who answered the questionnaire.
 Findings: The findings of this research show that 42 percent of the indexers apply both controlled and natural languages for indexing and 65 percent of the indexers in archival centers have their own indexing policy. It also shows that 80 percent of the indexers use indexing tools for documentation of the archival records. 46.25 percent of these indexers have evaluated the compatibility of indexing aids with the subject content of records and their terminology as average. 38.75 percent of them have evaluated that the indexing tools meet the users’ needs to a high degree. The findings also show that the Persian Cultural Thesaurus (ASFA) is the most frequently used (68.8%). Among indexing systems, electronic work sheets are used most frequently and Rasa software is the most popular tool for indexing the records (82.46%).
 Conclusion: The existing inadequacies are mostly related to lack of updating the terminologies and concepts in indexing tools, and also poor communication between the indexers of archival centers.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Indexing
  • Tehran’s archival centers
  • indexers
  • electronic indexing
  • written archival documents

باغستانی، ساناز (1389). بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد در گنجینه اسناد  ملی ایران. پایان‏نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه شهید بهشتی، تهران.

پدرسون، آن (1380). نگهداری اسناد (رضا مهاجر، مترجم). تهران:سازمان اسناد ملی ایران، پژوهشکده اسناد.

رضائی شریف­آبادی، سعید (1369). گزارشی از تجربه تنظیم و سازماندهی اسناد شخصی در مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگی بنیاد مستضعفان و جانبازان. پایان­نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، تهران.

رضایی، طاهره (1383). بررسی وضعیت نمایه‏سازی مواد مکتوب غیر کتابی در پژوهشگاه‏های شهر تهران. پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال،تهران.

سازمان اسناد ملی ایران (1369) . آرشیو : اهداف، وظایف و تشکیلات. تهران.

فدایی عراقی، غلامرضا (1377). مقدمه‌ای بر شناخت اسناد آرشیوی. تهران: سمت.

قریب، زهرا (1378). بررسی وضعیت نمایه‏سازی در کتابخانه‏ها و مراکز اطلاع رسانی. پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه آزاد اسلامی، تهران.

کلیولند، دونالد 1385). درآمدی بر نمایه سازی و چکیده نویسی. (سید مهدی حسینی، مترجم). تهران: چاپار.

لنکستر، اف. ویلفرد (1382).  نمایهسازیوچکیدهنویسی: مبانینظریوعملی (عباس گیلوری، مترجم). تهران: چاپار.

میرجلیلی، سید حسین (1381). چگونگی نمایه‏سازی در پایگاه‏های اطلاعاتی مراکز اطلاع‏رسانی تهران. فصلنامه‏کتاب، 49:42 -51.

وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران. بازیابی شده در 05/05/1390www.nail.ir

وفایی، عبدالرضا (1373). طبقه ‏بندی اسناد در سازمان اسناد ملی ایران.پایان‌نامة کارشناسی، سازمان اسناد ملی ایران،تهران.

Bagheri٫ Massome (2000).indexing and abstracting service in Iran:a study ٫ Theses٫ Panjab٫Panjab University.

Farrow ٫john F. (1991). A cognitive process model of document indexing. journal of documentation. 47 (2): 149-166.

 

International Standard Organization (ISO) (1996). ISO999 ٫information and documentation-guidelines for the content٫ organization and presentation  of indexes. N. p.: ISO Press

 

Prasher٫  Ram Gopal (1989). Index and indexing: Delhi: Medallion press.

retrieval. PartI.: Research ‚and the nature of human indexing Information Processing and Management 37.

 

Pearce-Moses,Richard (2005).A Glossary of Archival andRecords Terminology. Socity of American Archivists. Retrieved April 3,2007

Ribeiro, Fernanda (1996). Subject indexing and authority control in archives: The need for subject indexing in archives and for an indexing policy using controlled language. Journal of the society of Archivist. 17(1): 27-54.

Rowley, J. (1994). The controlled Versus Natural indexing Language Debate     Revisited: a perspective on Information Retrieval Practice and Research. Journal of Information Science. 20: 108-119.