Coding status of Records (text-paper document) in the National Archives of Iran and ways to improve the current situation

Document Type : Research Paper

Authors

Abstract

Purpose: Examining coding practice of records in the National Archives of Iran and making recommendations for improvement.
Methodology/Approach: This research combines quantitative and qualitative techniques for data collection. A questionnaire was designed and distributed and structured interviews were carried out to collect data about arrangement and description, and the coding system used for records. The questionnaire was completed and returned by 15 out of 17 professional archivists working in the National Archives. Semi structured interviews were also carried out with 8 of them.
Findings: Data collected through the questionnaire revealed that the majority of respondents believed that the coding and retrieval system, and dissemination of archival records, is necessary. However, less than half of them believe that the current practice is efficient and satisfactory. Respondents are of the opinion that the current system of coding uses too many codes for retrieval. Therefore, it is too complicated and causes many problems. The majority of participants in the study suggest that coding to be at item level of arrangement.
Conclusion: We recommend that coding of text records starts by country code, followed by transfer code, origin number, repository number, series, and ends with item code.

Keywords

References

-         آموزنده، مهدیه(1390). مطالعه تطبیقی روش های سازماندهی اسناد و مدارک تاریخ شفاهی از منظر برخی مراکز تاریخ شفاهی ایران و جهان. گنجینه اسناد،21(3)، 134- 114
-         احمدی، عطا(1390). طرح شناسۀ ملّی سند(شمس) و پیشینۀپیشنهادی آن،(منتشر نشده).
-         عادلی‌اسفنجانی، معصومه(1389).  بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در معاونت سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران(آرشیو ملی ایران) از آغاز تا کنون و ارائه راهکارهایی در جهت بهبود آن. پایان‌نامة کارشناسی‌ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشکدة علوم تربیتی و روانشناسی، دانشگاه الزهرا، تهران.
-         عزیزی، غلامرضا(1386 الف). پیش‌نویس دستورالعمل کدگذاری اسناد آرشیوی. تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، [گزارش منتشر نشده].
-         عزیزی، غلامرضا( 1386ب). ملاحظاتی پیرامون شناسه‌های منشا سند، محل در آرشیو و میکروفیلم و شناسه بازیابی. گزارش طرح اصلاح دو شناسه منشأ سند و محل در آرشیو. تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، [گزارش منتشر نشده].
-         عزیزی، غلامرضا؛ و دیگران(1391). مجموعه قوانین و مقررات و شیوه‌نامه‌های آرشیوی(ج2). تهران: سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران.
-         فاکس، آر.پی.(بی‌تا). کدگذاری(یدالله مکرمیمترجم). مرکز تحقیقات کامپیوتری علوم اسلامی، نشریه حسابدار،9(7و8)، 88- 74.
 
-         Al Jabri, A. Kh.(1996)Arabic-document compression: A close look at group 3 international digital facsimile coding standards Original Research Article.Computer Standards & Interfaces, 18(3),  253-258
 
Lu, Shijian; Lim Tan,Chew (2008). Retrieval of machine-printed Latin documents through Word Shape Coding Original Research 
Ganjine-ye Asnad
Volume 25, Issue 2 - Serial Number 2
August 2015
Pages 120-143

Files

History

  • Receive Date: 01 July 2015
  • Revise Date: 29 July 2015
  • Accept Date: 04 October 2015

Share

How to cite

Statistics