An Evaluation of the Status of Indexing Written Archival Records in Tehran’s Archival Centers from the Perspective of Indexers with an Emphasis on Method and Quality

Document Type : Research Paper

Authors

Abstract

Purpose: The present research aimed to evaluate the status of indexing the written archival documents in Tehran’s archival centers.
 Methodology: The research applied the method of descriptive survey and a questionnaire was used as the tool for gathering information. The study community contained 100 indexers working in Tehran’s archival centers who answered the questionnaire.
 Findings: The findings of this research show that 42 percent of the indexers apply both controlled and natural languages for indexing and 65 percent of the indexers in archival centers have their own indexing policy. It also shows that 80 percent of the indexers use indexing tools for documentation of the archival records. 46.25 percent of these indexers have evaluated the compatibility of indexing aids with the subject content of records and their terminology as average. 38.75 percent of them have evaluated that the indexing tools meet the users’ needs to a high degree. The findings also show that the Persian Cultural Thesaurus (ASFA) is the most frequently used (68.8%). Among indexing systems, electronic work sheets are used most frequently and Rasa software is the most popular tool for indexing the records (82.46%).
 Conclusion: The existing inadequacies are mostly related to lack of updating the terminologies and concepts in indexing tools, and also poor communication between the indexers of archival centers.

Keywords

References

باغستانی، ساناز (1389). بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد در گنجینه اسناد  ملی ایران. پایان‏نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه شهید بهشتی، تهران.
پدرسون، آن (1380). نگهداری اسناد (رضا مهاجر، مترجم). تهران:سازمان اسناد ملی ایران، پژوهشکده اسناد.
رضائی شریف­آبادی، سعید (1369). گزارشی از تجربه تنظیم و سازماندهی اسناد شخصی در مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگی بنیاد مستضعفان و جانبازان. پایان­نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، تهران.
رضایی، طاهره (1383). بررسی وضعیت نمایه‏سازی مواد مکتوب غیر کتابی در پژوهشگاه‏های شهر تهران. پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال،تهران.
سازمان اسناد ملی ایران (1369) . آرشیو : اهداف، وظایف و تشکیلات. تهران.
فدایی عراقی، غلامرضا (1377). مقدمه‌ای بر شناخت اسناد آرشیوی. تهران: سمت.
قریب، زهرا (1378). بررسی وضعیت نمایه‏سازی در کتابخانه‏ها و مراکز اطلاع رسانی. پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه آزاد اسلامی، تهران.
کلیولند، دونالد 1385). درآمدی بر نمایه سازی و چکیده نویسی. (سید مهدی حسینی، مترجم). تهران: چاپار.
لنکستر، اف. ویلفرد (1382).  نمایهسازیوچکیدهنویسی: مبانینظریوعملی (عباس گیلوری، مترجم). تهران: چاپار.
میرجلیلی، سید حسین (1381). چگونگی نمایه‏سازی در پایگاه‏های اطلاعاتی مراکز اطلاع‏رسانی تهران. فصلنامه‏کتاب، 49:42 -51.
وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران. بازیابی شده در 05/05/1390www.nail.ir
وفایی، عبدالرضا (1373). طبقه ‏بندی اسناد در سازمان اسناد ملی ایران.پایان‌نامة کارشناسی، سازمان اسناد ملی ایران،تهران.
Bagheri٫ Massome (2000).indexing and abstracting service in Iran:a study ٫ Theses٫ Panjab٫Panjab University.
Farrow ٫john F. (1991). A cognitive process model of document indexing. journal of documentation. 47 (2): 149-166.
 
International Standard Organization (ISO) (1996). ISO999 ٫information and documentation-guidelines for the content٫ organization and presentation  of indexes. N. p.: ISO Press
 
Prasher٫  Ram Gopal (1989). Index and indexing: Delhi: Medallion press.
retrieval. PartI.: Research ‚and the nature of human indexing Information Processing and Management 37.
 
Pearce-Moses,Richard (2005).A Glossary of Archival andRecords Terminology. Socity of American Archivists. Retrieved April 3,2007
Ribeiro, Fernanda (1996). Subject indexing and authority control in archives: The need for subject indexing in archives and for an indexing policy using controlled language. Journal of the society of Archivist. 17(1): 27-54.
Rowley, J. (1994). The controlled Versus Natural indexing Language Debate     Revisited: a perspective on Information Retrieval Practice and Research. Journal of Information Science. 20: 108-119.

Files

History

  • Receive Date: 11 August 2011
  • Revise Date: 11 September 2011
  • Accept Date: 31 January 2012

Share

How to cite

Statistics