مطالعه وضعیت کدگذاری اسناد موجود در معاونت اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران(آرشیو ملی ایران) و ارائة راهکارهایی در جهت بهبود وضعیت کنونی

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 کارشناس ارشد علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه الزهرا

2 استاد علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه الزهرا

3 کارشناس ارشد فرهنگ و زبان‌های باستانی، مربی و عضو هیئت علمی پژوهشکده اسناد؛ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ج.ا. ایران

چکیده

هدف: در پژوهش حاضر، هدف، مشخص کردن وضعیت کدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران و پیشنهاد روش مناسب برای کدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران است.
روش/ رویکرد پژوهش: پژوهش حاضر از نوع روش‌شناسی ترکیبی است که در آن، از هر دو روش کمّی و کیفی به‌طور همزمان بهره گرفته شده‌است. در بخش کمّی، برای گردآوری داده‌ها از پرسشنامه محقق‌ساخته و در بخش کیفی از فن مصاحبه ساختاریافته استفاده شده‌است. تعداد 17نفر از متخصصان آرشیو در آرشیو ملی ایران با توجه به میزان تجربه، سوابق کاری، و میزان آشنایی ایشان با حوزه تنظیم و توصیف و کدگذاری اسناد آرشیو به­ عنوان جامعه پژوهش انتخاب شدند. از این میان، تعداد 15 نفر به پرسشنامه پاسخ دادند و همزمان با آن، پرسش‌های مصاحبه به­ صورت ساختاریافته در اختیار افراد جامعه قرار گرفت که از بین ایشان 8 نفر به پرسش‌های مصاحبه پاسخ دادند.
یافته‌های پژوهش: یافته‌های بخش کمّی پژوهش نشان داد که کمتر از نیمی از کارشناسان، به ­میزان خیلی‌زیاد معتقدند که باید نظام کدگذاری کارآمدتری جایگزین نظام کدگذاری فعلی در آرشیو ملی ایران شود و بیشتر از نیمی از پاسخ‌دهندگان، به ­میزان زیادی معتقدند که نظام کدگذاری فعلی اسناد آرشیو ملی ایران، شیوه و الگوی مناسبی برای کدگذاری اسناد آرشیو ملی ایران است. یافته‌های بخش کیفی پژوهش نشان داد شماره­ های متنوعی برای بازیابی اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند و نظام کدگذاری کنونی دارای مشکلات زیادی است. بیشتر مصاحبه‌شوندگان معتقدند که بین عناصر شماره بازیابی، هماهنگی لازم وجود دارد و بهتر است که کدگذاری  در سطح تک‌تک اقلام صورت گیرد.  
نتیجه‌گیری: با توجه به تنوع یافته‌های پژوهش، در پایان پیشنهاد شد که کدگذاری اسناد نوشتاری(متنی-کاغذی) موجود در آرشیو ملی ایران به­ترتیب شامل عناصر رمزکشور، شمارة انتقال، شمارة منشأ، شمارة مخزن، شمارة ردیف، و شمارة فقره باشد.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

Coding status of Records (text-paper document) in the National Archives of Iran and ways to improve the current situation

نویسندگان [English]

  • Malihe Ghafori 1
  • Saeed Rezaei Sharifbadi 2
  • Gholamreza Azizi 3
چکیده [English]

Purpose: Examining coding practice of records in the National Archives of Iran and making recommendations for improvement.
Methodology/Approach: This research combines quantitative and qualitative techniques for data collection. A questionnaire was designed and distributed and structured interviews were carried out to collect data about arrangement and description, and the coding system used for records. The questionnaire was completed and returned by 15 out of 17 professional archivists working in the National Archives. Semi structured interviews were also carried out with 8 of them.
Findings: Data collected through the questionnaire revealed that the majority of respondents believed that the coding and retrieval system, and dissemination of archival records, is necessary. However, less than half of them believe that the current practice is efficient and satisfactory. Respondents are of the opinion that the current system of coding uses too many codes for retrieval. Therefore, it is too complicated and causes many problems. The majority of participants in the study suggest that coding to be at item level of arrangement.
Conclusion: We recommend that coding of text records starts by country code, followed by transfer code, origin number, repository number, series, and ends with item code.

کلیدواژه‌ها [English]

  • National Archives of Iran
  • records (text-paper)
  • Coding system

-         آموزنده، مهدیه(1390). مطالعه تطبیقی روش های سازماندهی اسناد و مدارک تاریخ شفاهی از منظر برخی مراکز تاریخ شفاهی ایران و جهان. گنجینه اسناد،21(3)، 134- 114

-         احمدی، عطا(1390). طرح شناسۀ ملّی سند(شمس) و پیشینۀپیشنهادی آن،(منتشر نشده).

-         عادلی‌اسفنجانی، معصومه(1389).  بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در معاونت سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران(آرشیو ملی ایران) از آغاز تا کنون و ارائه راهکارهایی در جهت بهبود آن. پایان‌نامة کارشناسی‌ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشکدة علوم تربیتی و روانشناسی، دانشگاه الزهرا، تهران.

-         عزیزی، غلامرضا(1386 الف). پیش‌نویس دستورالعمل کدگذاری اسناد آرشیوی. تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، [گزارش منتشر نشده].

-         عزیزی، غلامرضا( 1386ب). ملاحظاتی پیرامون شناسه‌های منشا سند، محل در آرشیو و میکروفیلم و شناسه بازیابی. گزارش طرح اصلاح دو شناسه منشأ سند و محل در آرشیو. تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، [گزارش منتشر نشده].

-         عزیزی، غلامرضا؛ و دیگران(1391). مجموعه قوانین و مقررات و شیوه‌نامه‌های آرشیوی(ج2). تهران: سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران.

-         فاکس، آر.پی.(بی‌تا). کدگذاری(یدالله مکرمیمترجم). مرکز تحقیقات کامپیوتری علوم اسلامی، نشریه حسابدار،9(7و8)، 88- 74.

 

-         Al Jabri, A. Kh.(1996)Arabic-document compression: A close look at group 3 international digital facsimile coding standards Original Research Article.Computer Standards & Interfaces, 18(3),  253-258

 

Lu, Shijian; Lim Tan,Chew (2008). Retrieval of machine-printed Latin documents through Word Shape Coding Original Research