امحایِ اوراق زائد در آیین‌نامه‌های ارزشیابی اسناد مراکز آرشیوی ایرانی و خارجی: یک مقایسه

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 استادیار گروه علم اطلاعات و دانش‏شناسی دانشگاه الزهرا(س)، تهران

2 دانش‌آموختۀ کارشناسی ارشد مطالعات آرشیوی دانشگاه الزهرا

3 کارشناس ارشد فرهنگ و زبان‌های باستانی و عضو هیئت‌علمی سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران، تهران، ایران

چکیده

هدف: ارائة الگویی برای ارزشیابی و امحاء اوراق، بر اساس آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های موجود.
روش/ رویکرد پژوهش: روش پژوهش، کیفی با رویکرد نظریه داده‌بنیاد است. سه مرکز آرشیوی ایرانشامل آرشیو ملی ایران، مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، و مرکز اسناد آستان قدس  و آرشیو ملی آمریکا، استرالیا، کانادا، انگلیس، هلند، مالزی و نیوزیلند  انتخاب شدند. آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، قوانین و سیاست‌های ارزشیابی و امحاء اسناد در این مراکز تحلیل  و مقایسه شد .
یافته‌ها و نتیجه‌گیری: شش مقولة مؤثر بر تدوین مؤلفه‌های آیین‌نامه‌های ارزشیابی اسناد شناسایی شد: انتخاب اسناد؛ ارزش؛ اصول کلی در ارزشیابی؛ امحای اوراق؛ اهداف ارزشیابی اسناد و امحای اوراق؛ و وظایف بخش ارزشیابی اسناد. زیرمقوله‌های هر یک از این موارد شناسایی و تشریح  و الگویی برای ارزشیابی اسناد ارائه شده است. در آخر پیشنهاداتی به مراکز آرشیوی داخل کشور شده است؛ از جمله: تدوین آیین‌نامة ارزشیابی اسناد؛ دقت در انتخاب ارزشیابی کنندگان، دقت در حفاظت از اسناد در فرآیند ارزشیابی و امحاء، و تشکیل کارگروه‌های رسمی برای ارزشیابی و امحاء.



 

کلیدواژه‌ها

موضوعات


عنوان مقاله [English]

Records Destruction Procedures in Iranian and Selected Foreign Archives: A Comparison

نویسندگان [English]

  • Zoya Abam 1
  • elham jalalifarahani 2
  • Gholamreza Azizi 3
1 Assistant Professor Department of Information Science and Knowledge Alzahra University
2 MA.in Archival Studies, Alzahra University, Tehran, I. R. Iran
3 MA in Ancient Culture and Language, Faculty Member of National Library and Archives of Iran, Tehran, I. R. Iran
چکیده [English]

Purpose: This paper reports the results of a comparative study of the records appraisal procedures of three Iranian archives - namely the National Archives of Iran, Astan-e Qods-e Razavi, and the Document Center of the Iranian Parliament - with those of seven foreign national archives. Foreign national archives include the National Archives of the United States, Australia, Canada, United Kingdom, Netherlands, Malaysia and New Zealand.
Method and Research Design: Data was gathered and analyzed from the records appraisal guides of the above archival centers.
Findings and Conclusion: Six common categories were identified in all of the archival centers for appraisal. A Paradigmatic Model was drawn to illustrate the relationship between the identified components. By identifying the most important components of record appraisal, the findings of the present study can help archival centers and governmental organizations to develop or improve appraisal regulations and policies. The Paradigmatic Model based on important appraisal components shows the present conditions to policy makers, specialists and researchers in order to identify the issues involved.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Record Appraisal
  • Records Destruction
  • Regulations
  • Instructions
  • Archives Centers
  • Content Analysis
  • Qualitative Approach

منابع

کتاب

ازکیا، مصطفی؛ ایمانی جاجرمی، حسین. (1382). روشهای کاربردی تحقیق. تهران: کیهان.

پدرسون، آن. (1380). نگهداری اسناد. (رضا مهاجر، مترجم). تهران: سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران.

دانایی‌فرد، حسن؛ اسلامی، آذر. (1389). ساخت نظریة بیتفاوتی سازمانی: کاربرد استراتژی نظریة دادهبنیاد در عمل. تهران: دانشگاه امام صادق (ع).

رید، باربارا. (1987). دریافت اسناد و ارزشیابی آنها. (شهلا اشرف، مترجم). تهران: سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران.

 

مقاله

اصنافی، امیررضا؛ پاکدامن نائینی، مریم؛ فهیمی‌فر، سپیده. (1388). «آرشیو سازمان‌های دولتی و غیردولتی در ایران». چاپ‌شده در کتاب آرشیو، کتابخانه و موزه: وجوه اشتراک و افتراق: مجموعهمقالات هشتمین همایش سراسری انجمن علمی، دانشجویی کتابداری و اطلاعرسانی دانشگاه الزهرا (س). (صص 11-32). تهران: دانشگاه الزهرا.

عزیزی، غلامرضا. (1385). «درآمدی بر مدیریت اسناد». گنجینة اسناد، سال شانزدهم، شمارة اول، صص 91-92.

 

پایان‌نامه

شریف نوبری، مریم. (1389). «مطالعة تطبیقی شیوة ارزشیابی به‌کاررفته در آرشیو ملی ایران و کانادا»، تهران. پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشکدة علوم تربیتی و روانشناسی، دانشگاه الزهرا.

مهریزی، محبوبه. (1378). «بررسی شیوه‌های ارزشیابی منابع در آرشیوهای دیداری و شنیداری سازمان صداوسیمای جمهوری اسلامی ایران (موجود در شهر تهران) و پیشنهاد الگویی برای ارزشیابی»، پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشکدة علوم تربیتی و روانشناسی، دانشگاه تهران.

 

منابع لاتین

Creswell, J. w. (2005). Educational research: Planning, conducting, and evaluating quantitative and qualitative research. Upper Saddle River, NJ: Pearson.

Marshall, Jennifer Alycen. (2006). “Accounting for disposition: A comparative case study of appraisal documentation at the National Archives and Records Administration in the United States, Library and Archives of Australia”. doctoral dissertation, university of Pittsburgh. (Unpublished).

Warsaba, Paula M. (2006). “Organizational Theory, Organizational Culture, and the New Archival Appraisal”. Unpublished Master’s dissertation, University of Manitoba. Retrieved from ProQuest.