تدوین الگوی پیشنهادی خطِّ‌‌مشی مدون برای رقمی‌سازی اسناد در آرشیو ملی ایران

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 دانشجوی کارشناسی ارشد دانشگاه تهران

2 استادیار علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه تهران

3 دانشیار علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه تهران

چکیده

هدف: آرشیو ملی ایران برای حفاظت از اسناد خود و سهولت دسترسی به آن‌ها، از سال 1383 شروع به رقمی‌سازی اسناد خود کرده‌است و همچنان ادامه دارد. برای بهبود رقمی‌کردن اسناد، داشتن خطِّ‌مشی مدون لازم است. هدف از پژوهش حاضر تدوین الگوی پیشنهادی خطِّ‌مشی مدون برای رقمی‌سازی اسناد در آرشیو ملی ایران است.

روش / رویکرد پژوهش: پژوهش به‌لحاظ هدف از نوع کاربردی و اَزنظر رویکرد، از نوع تحقیقات آمیختة اکتشافی و پیمایشی است. ابزار پژوهش در مرحلة اول مصاحبه با متخصصان آرشیو ملی، سپس استخراج معیارهای خطِّ‌مشی رقمی‌سازی اسناد موجود در سطح بین‌المللی و ساخت پرسش‌نامه و به اجماع رسیدن روی آن با استفاده از تکنیک دلفی بوده‌است. درنهایت، نتایج حاصل از مصاحبه، با معیارهای به‌دست‌آمده از خطِّ‌مشی رقمی‌سازی اسناد در آرشیو ملی کشورهای دیگر مقایسه و سپس تحلیل شد.

یافته‌ها و نتایج پژوهش: یافته‌های پژوهش نشان داد که 18 مؤلفة اصلی از بین راهنماها و خطِّ‌مشی‌های رقمی‌سازی اسناد در مراکز آرشیوی، در تدوین خطِّ‌مشی رقمی‌سازی ضروری شناخته شدند. تعدادی از این مؤلفه‌ها عبارت‌اند از: مدیریت پروژه؛ انتخاب منابع برای رقمی‌سازی؛ آمادگی برای رقمی‌سازی اسناد آرشیوی؛ محل رقمی‌سازی اسناد؛ تجهیزات و الزامات فنی برای رقمی‌سازی اسناد؛ سازمان‌دهی اسناد رقمی‌شده؛ نام‌گذاری اسناد رقمی‌شده ؛ توصیف اسناد رقمی‌شده ؛ ذخیره‌سازی اسناد رقمی‌شده ؛ مدیریت اصل سند فیزیکی بعد از رقمی‌شدن و... . آرشیو ملی ایران تنها 7 مؤلفة اصلی را به‌صورت مکتوب و مصوب دارد که عبارت‌اند از: انتخاب اسناد برای رقمی‌سازی؛ تجهیزات و الزامات فنی؛ سازمان‌دهی اسناد رقمی‌شده؛ نام‌گذاری اسناد رقمی‌شده؛ توصیف اسناد رقمی‌شده؛ توجه به مسائل حقوقی و قانونی؛ و سیاست دسترسی به اسناد رقمی‌شده.

نتیجه‌گیری: نتایج تجزیه‌وتحلیل‌های آماری، اختلاف معنا‌داری بین مؤلفه‌های موجود در تدوین خطِّ‌مشی رقمی‌سازی اسناد نشان نمی‌دهد، بنابراین ضروری است که تمام مؤلفه‌های اصلی و زیرمؤلفه‌های به‌دست‌آمده از متون و راهنماها و خطِّ‌مشی‌ها و نظرات کارشناسان و متخصصان، در تدوین خطِّ‌مشی لحاظ شوند.

کلیدواژه‌ها

موضوعات


عنوان مقاله [English]

Digitization of documents at the National Archives of Iran: A policy proposal

نویسندگان [English]

  • Reihaneh Hakimzadeh 1
  • Sepideh Fahimifar 2
  • Fatemeh Fahimnia 3
چکیده [English]

Purpose: This paper proposes a framework for developing a policy for digitization of archival materials at the National Archives of Iran (NAI).
Method and Research Design:  The first phase included a number of interviews carried out with professional archivists at NAI.  Then digitization policies of a number of countries were examined. Finally Delphi technique was used to reach to consensus. Findings: Findings indicated that 18 criteria are essential for a policy of digitization. At this time the NAI meets only 7, including selection of records, technical equipment and requirements, digital document organization policy, labeling, description, legal issues, and access policy. 

کلیدواژه‌ها [English]

  • Digital Archive
  • Digitization policy
  • Document Digitization
  • National Archives of Iran

مقاله

تاج‌آبادی، رضا و دیگران. (1387). «آرشیو رقمی و جایگاه آن در مدیریت اسناد الکترونیک». ماهنامة اطلاع‌یابی و اطلاع‌رسانی. شمارة 23، صص 12-16.

حریری، نجلا؛ میرغفوری، حسنیه‌سادات. (1393). «تحلیل وضعیت رقمی‌سازی منابع شنیداری در آرشیوهای سازمان صداوسیمای جمهوری اسلامی ایران و مقایسة آن با استاندارد یاسا». فصلنامة گنجینة اسناد. شمارة 24، صص 122-138.

رحمانی، سمانه و دیگران. (1395). «واکاوی مؤلفه‌های اساسی خطِّ‌مشی مجموعه‌سازی و مدیریت مجموعة مرکز اطلاع‌رسانی و کتابخانة مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد». پژوهش‌نامة کتابداری و اطلاع‌رسانی، 6(1)، صص 321-340.

صمیعی، میترا. (1383). «آرشیوهای رقومی». فصلنامة کتاب. شمارة 60، صص 13-24.

محمدی، مهدی؛ آقابابایی، امیره. (1394). «بررسی فرآیند رقمی‌سازی نسخ خطی در کتابخانه‌های شهر قم از دیدگاه مدیران و کارشناسان». مطالعات دانش‌شناسی. شمارة 2، ص 14-34

ناخدا و دیگران. (1392). «مدیریت پرونده‌های الکترونیکی دانشجویان در دانشگاه‌ها». تحقیقات کتابداری و اطلاع‌رسانی دانشگاهی، دورة 47. شمارة 2، صص 209-220.

مجموعه‌مقالة چاپ‌شده

ابراهیمی، کمال. (1389). «آرشیو رقمی، تاریخچه، مشکلات و راهکارها». چاپ‌شده در کتاب مجموعه‌مقاله‌های نخستین همایش ملی آرشیوی ایران (آرشیو برای همه):‌ مدیریت اسناد الکترونیک. (غلامرضا عزیزی، کوشش‌گر). تهران: سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران.

نعمتی انارکی، لیلا؛ پورنقی، رؤیا. (1390). «رقمی‌سازی آرشیوها: ضرورت‌ها و چالش‌ها». چاپ‌شده در کتاب مجموعه‌مقاله‌های نخستین همایش ملی آرشیوی ایران (آرشیو برای همه):‌ مدیریت اسناد الکترونیک. (غلامرضا عزیزی. کوشش‌گر). تهران: کتابدار، سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران.

پایان‌نامه

پیمانی، حمید. (1390). «بررسی چگونگی تدوین خطِّ‌مشی مجموعه‌سازی در دانشگاه‌های ایران». پایان‌نامة کارشناسی ارشد رشتة علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه تهران، دانشکدة علم اطلاعات و دانش‌شناسی.

زارع فراشبندی، فیروزه. (1389). «ارائة الگوی مدیریت منابع الکترونیکی برای کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌های دولتی ایران». پایان‌نامة دکترای کتابداری و اطلاع‌رسانی، دانشگاه شهید چمران اهواز، دانشکدة روانشناسی و علوم تربیتی.

سعدی، ز. (1385). «امکان‌سنجی ایجاد آرشیو دیجیتال در کتابخانه‌های مرکزی دانشگاه‌های دولتی تهران». پایان‌نامة کارشناسی ارشد، دانشگاه تهران، دانشکدة علم اطلاعات و دانش‌شناسی.

منابع لاتین

 

“What is the difference: relationship between Digital Archives and Electronic Records?”. (2014). (Accessed: 10 august 2017) From as Society of American Archivists. https://www2.archivists.org

Bantin, James; Agne, Leah. (2010). “Digitizing for Value: A User-Based Strategy for University Archives”. Journal of Archival Organization, 8(1), pp 3-4.

Bass, J. L. (2012). “Getting Personal: Confronting the challenges of Archiving personal records in the digital age”, A thesis Master of Arts (Archival Studies), University of Manitoba, faculty of graduate studies.

Crespo, A. & Garcia-Molina, H. (2000). “Modeling Archival Repositories for Digital Libraries”. J. Borbinha & T. Baker (Eds.). In: Research and Advanced Technology for Digital Libraries: 4th European Conference, ECDL 2000 Lisbon, Portugal, September 18–20, 2000 Proceedings (pp. 190-205). Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg.

Garaba, F; Theological, L. (2014). “Preparing collections for digitization : The case of religious archives in Pietermaritzburg”. University of KwaZulu-Natal, South Africa, 35(1), pp 1–6.

InterPares2 project Glossary. (2011). (Accessed: 3 February 2017) From as http://www.interpares.org

Kalusopa, T; Zulu, S. (2009). “Digital heritage material preservation in Botswana :problems and prospects”. collection building, 28(3), pp 98–107.

Nengomasha, C; T, Sigauke. (2011). “Challenges and Prospects Facing the Digitization of Historical Records for their Preservation with in the National Archives of Zimbabwe”. Second International Conference on African Digital Libraries and Archives (ICADLA-2). South Africa, Johannesburg.

Stephen B. Alayon; Lourdes T. David. (2016). “Digital Curation Projects : A Study of Selected Academic and Research Repositories in the Philippines”. Libres, 26(1), pp 89–98.