نویسنده

کارشناس حقوق قضائی

چکیده

در این مقاله، ضمن ارائه تاریخچه ای از تحول رایانه و نقش آن در انجام فعالیتهای سازمانی و بهره گیری آرشیوداران از این فناوری در نگهداری اسناد و ماشینی کردن فعالیتهای آرشیوی، به تعریف سند و ویژگیهای آن، اصالت، اعتبار، یکپارچگی و قابلیت آن پرداخته می شود. محتوا، شکل و ساختار اسناد الکترونیکی به عنوان یکی از اشکال سند، مورد توجه قرار گرفته، مدیریت اسناد الکترونیکی (ERM) به منزله بهترین راهکار حفظ سه مقوله محتوا، شکل و ساختار در یک نظام نگهداری اسناد مطرح و خصوصیات آن، یعنی تولید اسناد در شکل، مدیریت و نگهداری اسناد، توانائی ایجاد ابرداده، امکان رده بندی مجدد و بستن اسناد و در مواقع لزوم کپی برداری، انتخاب بخشی از اسناد و گزینش آنها، تهیه گزارش و تمهیدات امنیتی، با هدف حفظ ویژگیهای چهارگانه سند مورد بررسی قرار می گیرد.

کلیدواژه‌ها

موضوعات

عنوان مقاله [English]

Electronic records management

نویسنده [English]

  • Behnaz zarinkelki

چکیده [English]

In this article, there is a brief history about the development of computers, their role in organizational activities and their utilization by archivists for preserving records and computerizing archival activities. Furthermore, records are defined and their characteristics, originality, credibility, integrity, and capabilities are discussed. The content, form, and structure of electronic records are studied and Electronic Records Management (ERM) has been introduced as the best solution for maintaining content, form, and structure in a record keeping system. Afterwards the features of ERMs are discussed. These features include: record creation form, management and preservation of records, the ability to produce metadata, the possibility of rearrangement of records. Photocopying and selection of records, preparing reports and security concerns are also discussed.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Records/ computer documentation/ records management/ archival functions/ preservation/ electronic records management