فهرست‌نویسی اسناد آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران بر اساس استاندارد بین‌المللی تنظیم و توصیف آرشیوی (ایساد)

نوع مقاله: مقاله پژوهشی

نویسندگان

1 دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال

2 استادیار کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران شمال

چکیده

هدف: پژوهش حاضر، به‌منظور شناسایی عناصر توصیفی و میزان مطابقت فهرست‌نویسی اسناد آرشیوی با استانداردهای بین‌المللی تنظیم و توصیف آرشیوی (ایساد) در معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی ایران انجام شده است.
روش/ رویکرد پژوهش: روش پژوهش، پیمایش تحلیلی است. برای گردآوری داده‌های پژوهش از سیاهۀ وارسی، قوانین مربوط به استانداردهای آرشیو، و مصاحبه استفاده شده است. نتایج، با استفاده از روش‌های آمار توصیفی (فراوانی و درصد) در قالب جدول و نمودار ارائه شده است. جامعۀ پژوهش، شامل پژوهشگران و متخصصان تنظیم و پردازش اسناد، دفاتر راهنما، و کاربرگه‌های فهرست‌نویسی اسناد آرشیوی در سازمان پیش‌گفته می‌باشد.
یافته‌ها: یافته‌های پژوهش نشان می‌دهد که عناصر توصیفی در فهرست‌برگه‌های اسناد آرشیوی، با ایساد مطابقت دارد. همچنین، مشخص شد که عناصر اطلاعاتی «نام پدیدآور» با 62/16 درصد و «توصیفگرها» با 26/91 درصد به‌وسیلۀ ابزارهای مستندسازی، همخوانی دارد و حدود 8/8 درصد آن‌ها مستندسازی نشده‌اند. بنابراین، از دیدگاه متخصصان و کارشناسان تنظیم و پردازش اسناد، فهرست‌نویسی اسناد آرشیوی براساس ایساد تأثیر مثبتی در سازماندهی اسناد دارد.
نتیجه‌گیری: در پایان می‌توان نتیجه گرفت که استاندارد بودن شیوۀ توصیف منجر به بازیابی بهتر اسناد مرتبط شده است.

کلیدواژه‌ها


عنوان مقاله [English]

Cataloging Archival Records of the National Library and Archives of Iran Based on the International Standard Archival Description (ISAD)

نویسندگان [English]

  • Fatemeh Esfandiari 1
  • Zohreh Mirhoseini 2
  • Ashraf Bozorgi 2
چکیده [English]

Purpose: The present research is aimed at identifying descriptive elements of the archival records catalogues at the National Archives of Iran and the level of their conformity with the International Standard Archival Description (ISAD).
 Methodology: This research was based on analytical survey. A checklist, the rules of archival standards, and interviews are employed for gathering research data. The results are presented in tables and figures through descriptive statistical methods (frequency and percentage). The research community included researchers and experts in arrangement and description of records, manuals, and cataloging worksheets of the archival records existing in National Library and Archives of Iran.
 Findings: This research displays the conformity of descriptive elements in the studied worksheets with ISAD. The research findings also show that information elements including “Author Name” (16.62%) and “Descriptors” (91.26%) are consistent with documentation tools. 8.8% of these information elements are not documented at all. In the eyes of the experts of arrangement and description of documents, cataloging of archival documents based on ISAD has improved the methods of organizing documents.
 Conclusion: Applying this standardized method of archival description has led to better retrieval of the related documents.

کلیدواژه‌ها [English]

  • Archive
  • cataloguing of archival records
  • International Standard Archival Description (ISAD)
  • descriptive elements
  • cataloging of non-book resources
  • National Library

گروه تدوین اصطلاحات مدیریت طبقه‌بندی و نمایه‌سازی اسناد(1385 بهار).آیین‌نامة پیشنهادی نحوة تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی. گنجینه اسناد، 61 (1)، 98-101.

احمدی، قنبر (1380).بررسی سازماندهی آرشیوهای تصویری خبر در سازمان صدا و سیما و ارائه طرح پیشنهادی برای به حد مطلوب رساندن آن. پایان­نامة کارشناسی­ارشد دانشگاه آزاد اسلامی، واحد تهران شمال، تهران.

انصاری، معصومه (1387). بررسی استانداردهای جهانی اسناد الکترونیکی و تهیه پیش­نویس استانداردهای اسناد الکترونیکی برای آرشیو ملی ایران. پایان­نامة کارشناسی­ارشد دانشگاه الزهرا، تهران.

روستایی، محسن (1385). تاریخ نخستین فرهنگستان ایران به روایت اسناد همراه با واژه‌های مصوب و گمشدة فرهنگستان (1314- 1320ش.). تهران: نشر نی.

روستایی، محسن (1389). تعابیری از سند و سندشناسی و نقش آن در پژوهش و توصیف اسناد تاریخی. کتاب ماه، تاریخ و جغرافیا، 146، 42-49.

زرین‌‌کلکی، بهناز (1386،تابستان). استاندارد و نقش آن در تنظیم و توصیف اسناد. گنجینه اسناد، 66، 95- 104.

سلطانی، پوری ؛ راستین، فروردین (1379). دانشنامه کتابداری و اطلاع‌رسانی، فارسی- انگلیسی و انگلیسی- فارسی. تهران: فرهنگ معاصر.

شلنبرگ، تی. آر. (1992). اصول کلی نظم و ترتیب و طبقه‌بندی در آرشیو (اعظم‌سادات حسینی، مترجم). نشریه داخلی سازمان اسناد ملی ایران، سازمان اسناد ملی ایران: مدیریت روابط عمومی بین‌الملل، 3.

قربانی، علی‌حسین (1373).بررسی وضعیت مراکز آرشیوی تهران (نیروی انسانی، ارزشیابی اسناد، سازماندهی اطلاعات آرشیوی و خدمات آرشیوی). پایان­نامة کارشناسی­ارشد، دانشگاه تربیت مدرس، تهران.

مهاجر ، رضا(1379).رسیدگی به اسناد دولت فدرال امریکا، در مرحله چاپ، 29-38.

Davies, Dan.(2003).Thinking Outside the Box: Re-Imagining Archival Description with the Series System. Master of Arts Thesis,  Department of History (Archival Studies),University of Manitoba.

Hunter, Gregory (1997). Developing and Maintaining Practical Archives. New York: Neal Schuman Publishers Inc.

Knodel, Laura A.(2004). The Evolution of Archival Description at the Southern Historical Collection. A Master’s Paper for the M.S. in L.S degree.University of North Carolina at Chapel Hill.

Koreen, W.B.(2006).The Art of Description: Finding a Place for Works of Art in Archival Descriptive standards and Practice. Master of Arts, Department of History(archival studies),University of Manitoba, University of Winnipeg.